Mobilapp: håndtering af dokumenter

Administrer dine dokumenter effektivt med mobilappen ved at udnytte de vigtigste funktioner som forhåndsvisning, adgang til revisionsspor, download, sletning, redigering, søgning og markering af dokumenter som læst. Få mest muligt ud af din dokumenthåndtering med disse vigtige færdigheder.

Dækket her:

• Forhåndsvisning af dokumenter
• Audit trail: visning af et dokuments historik
• Download af dokumenter
• Sletning af dokumenter
• Redigering af dokumenter
• Søgning efter dokumenter
• Markering af dokumenter som læst

Forhåndsvisning af dokumenter

Se et eksempel på dokumenter ved hjælp af TaxDome's indbyggede dokumentfremviser: Tryk på dokumentets navn for at se det, og tryk derefter på ikonet med tilbage-pilen for at vende tilbage til din liste over dokumenter.

Mens du ser et dokument, kan du downloade det, se revisionssporet, flytte dokumentet til en anden mappe og redigere eller slette det (nogle muligheder er kun tilgængelige for dokumenter i mapper uden øjeikonet). Tryk længe på en fil eller en mappe, eller tryk på de tre prikker i øverste højre hjørne for at vælge mellem de tilgængelige muligheder.

Bemærk: Preview understøtter ikke alle filtyper. Hvis du ikke kan få vist et eksempel, skal du downloade dokumentet og se det i et eksternt program.

Audit trail: visning af et dokuments historik

Hvis du vil se, hvad der er sket med et dokument, som dit firma har uploadet, kan du se revisionsloggen. Revisionsloggen gør det nemt at se dokumentets historik, herunder hvornår og af hvem dokumentet blev uploadet, vist, downloadet, e-signeret eller omdøbt, og om det er blevet godkendt eller afvist.

For at få adgang til et dokuments historik skal du trykke længe på dokumentet og derefter trykke på Audit trail.

Du kan også komme til Audit trail fra dokumentfremviseren ved at trykke på de tre prikker i øverste højre hjørne.

Følgende oplysninger findes her:

• Bruger: For- og efternavn samt e-mailadresse på den bruger, der har tilgået filen.
• Begivenhed: hvad der skete med filen
• Servertid: hvornår begivenheden fandt sted
• Klienttid: hvornår begivenheden fandt sted for klienten
• IP-adresse: IP-adressen på den bruger, der har tilgået filen.
• Browser: den browser, der blev brugt, da begivenheden fandt sted.

Download af dokumenter

Sådan downloader du dokumenter:

1. Tryk længe på dokumentets navn i listen.

2. VælgDownload. 

Du kan også komme til Download fra dokumentfremviseren.

3. Vælg det sted, hvor dokumenterne skal gemmes.

Sletning af dokumenter

Når du sletter et dokument, flyttes det til papirkurven. Dokumenter kan gendannes i 120 dage; efter 120 dage slettes dokumentet permanent. 

Sådan sletter du et dokument:

1. Tryk længe på dokumentets navn, og tryk derefter på Slet.

2. Tryk på Ja, slet i pop op-vinduet Er du sikker?

Bemærk: Du kan ikke slette dokumenter, der er uploadet af din revisor.

For at få adgang til dokumenter, der er blevet slettet inden for de sidste 120 dage, skal du gå til underfanen Trash i din Documents-sektion .

Bemærk:

• Dokumenter, der er fjernet fra forskellige mapper, vises på én liste.
• Når du sletter en mappe, flyttes alle dokumenter i mappen til papirkurven. Tomme mapper slettes med det samme.

For at gendanne et dokument skal du trykke længe på det og vælge Gendan. 

Du kan også gøre det fra forhåndsvisningen. Åbn dokumentet, tryk på de tre prikker længst til højre for dokumentets navn, og vælg derefter Gendan.

• Hvis der ikke er valgt en placering til det gendannede dokument, oprettes der en.
• Dokumentets revisionsspor gendannes.

Redigering af dokumenter

For at redigere et dokument skal du trykke længe på dokumentet og derefter vælge Rediger. Du kan ændre navn og beskrivelse. Tryk på Gem for at beholde dine ændringer.

Bemærk: Du kan ikke redigere dokumenter, der er uploadet af din revisor.

Du kan også gøre det fra forhåndsvisningen. Tryk på dokumentet, tryk derefter på de tre prikker yderst til højre for dokumentets navn, og vælg derefter Rediger.

Søgning efter dokumenter

For at søge efter et dokument skal du trykke på forstørrelsesglas-ikonet i sektionen Dokumenter , skrive et nøgleord i søgefeltet og derefter trykke på færdig. Du vil se en liste over mapper og filer, der indeholder søgeordet. Hvis du vil slette søgningen, skal du blot trykke på x' et til højre for søgefeltet.

Markering af dokumenter som læst

Når du ser en mappe med en rød prik på ikonet, betyder det, at din revisor har tilføjet et nyt dokument, som du ikke har set endnu. For at fjerne den røde prik skal du blot trykke længe på mappen og vælge Markér som læst, når du har set det nye dokument. Alternativt kan du få adgang til denne mulighed ved at trykke på de tre prikker øverst til højre på skærmen, mens du er i mappen.