Sådan underskriver du dokumenter

Elektroniske signaturer, som har været anerkendt ved lov i mange lande (herunder USA, Canada og Europa) siden begyndelsen af 2000'erne, er lige så gyldige som traditionelle papirunderskrifter. Du behøver ikke at besøge din revisors kontor eller sende dokumenter med posten - du kan bare underskrive ethvert dokument direkte på din kundeportal. I denne artikel forklarer vi hvordan.

Dækket her:

E-signering af firmaforberedte dokumenter

Følg disse trin for at gennemgå og underskrive et dokument:

1. Gå til kategorien Dokumenter på siderne Hjem og Dokumenter for at finde dokumenter, der afventer underskrift.

2. Åbn et dokument, der afventer underskrift. Når du modtager underskriftsanmodningen for første gang, skal du læse Electronic Signatures Disclosure, acceptere at bruge e-signaturer, markere afkrydsningsfeltet og klikke på Continue.

2. For at begynde at underskrive dokumentet skal du klikke på Start-knappen yderst til højre.

Hvis dit dokument kræver en QES/AdES, er flowet anderledes. Læs venligst afsnittet nedenfor. 

3. Gennemgå indholdet, og klik derefter på felterne for at e-signere, hvor det ønskes. En tæller med felter, derskal udfyldes, hjælper dig på vej. Indtast kun din underskrift og dine initialer én gang; de bruges derefter til efterfølgende dokumenter.

4. Klik på Næste for at fremhæve det næste felt. Bemærk: Du kan ikke underskrive et dokument, før alle felter er udfyldt.

5. Når alle felter er udfyldt, skal du klikke på Udfør. Hvis der blev anmodet om KBA, se afsnittet nedenfor.

Nægter at e-signere dokumentet

Vil du ikke underskrive? Klik på de tre prikker øverst til højre i dokumentet, og vælgDecline to sign, og bekræft derefter ved at klikke på Opt-Out of Electronic Signature. Kontakt firmaet for at diskutere andre muligheder.

Redigering af din e-signatur

Når du har underskrevet og paraferet et dokument, anvendes din e-signatur og dine initialer i efterfølgende dokumenter, når du klikker på de nødvendige felter.

Hvis du vil redigere dine initialer eller din underskrift, skal du klikke i det ønskede felt, foretage dine ændringer og derefter trykke på Indsæt.

Slå på Indsæt overalt, hvis du vil opdatere signaturen eller initialerne overalt i dokumentet.

Tilføjelse af en håndskrevet signatur

Ikke alle accepterer maskinskrevne underskrifter, men du kan altid lave en håndskrevet:

1. Klik på feltet Min underskrift eller initialer .

2. Skift til fanen Tegn , og tegn derefter med fingeren på musepuden eller med musen.

3. Klik på Indsæt.

Hvis du vil lave underskriften om, skal du klikke på Ryd , mens du redigerer , og underskrive igen.

E-signatur med vidensbaseret autentificering (KBA)

KBA eller Knowledge Based Authentication er den identitetsbekræftelsesproces, som IRS kræver for at underskrive formular 8879 elektronisk.

Hvis din revisor har anmodet om KBA, skal du udfylde alle signaturfelter som beskrevet ovenfor og derefter klikke på Udfør med KBA inde i dokumentet. Svar på spørgsmålene for at bekræfte din identitet, og klik derefter på Udfør. Du får to forsøg til KBA og skal svare korrekt på mindst tre ud af fem spørgsmål.

KBA er kun muligt med et social security number (SSN) - ikke ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITIN udstedes kun til en person til beskatningsformål. ITINs er ikke beregnet til at blive brugt som identifikation til at opnå kredit. Kreditsystemer vil ikke genkende dem som andet end et forkert SSN, så de kan ikke bruges til KBA.

Du får en meddelelse øverst på siden, når dokumentet er blevet underskrevet.

Spørgsmålene i Knowledge-based Authentication (KBA) genereres fra offentlige databaser og underskriverens økonomiske historie. For at gøre KBA til en pålidelig metode til at verificere identitet og holde fortrolige data sikre, er der indbygget forskellige sikkerhedsforanstaltninger i KBA-processen. Disse sikkerhedsforanstaltninger kan nogle gange forhindre nogle underskrivere i at udfylde en KBA. I sjældne tilfælde er oplysningerne i de offentlige databaser forkerte, og underskriveren er ikke i stand til at give matchende svar. Forskellige KBA-undersøgelser viser, at den gennemsnitlige succesrate for KBA er omkring 90%.

Nogle af grundene til, at underskrivere måske ikke er i stand til at gennemføre KBA-processen, er (men er ikke begrænset til):

  • En nygift skatteyder, hvis offentlige registre bruger deres pigenavne og tidligere adresser.
  • Oplysningerne i offentlige registre kan være forkerte, og vores software kan muligvis ikke matche disse oplysninger i afkastet.
  • Oplysningerne i de offentlige databaser kan være ukorrekte, og din klient kan være ude af stand til at besvare disse spørgsmål.
  • Unge kunder eller kunder, der for nylig er flyttet til USA, er måske ikke gode kandidater til Form 8879 eSign, da en vellykket KBA måske ikke er mulig, hvis de har begrænsede offentlige registre.

Håndtering af SSN-verificeringsfejl for KBA 

Hvis du støder på fejlmeddelelsen: " Desværre er der ingen tilgængelige spørgsmål til at verificere din identitet for det oplyste CPR-nummer," betyder det, at vores KBA-udbyder ikke kunne indsamle nok data fra kreditbureauer eller offentlige registre til at oprette det krævede sæt af fem spørgsmål baseret på det oplyste CPR-nummer. Dette sker typisk, når din økonomiske aktivitet ikke har været tilstrækkelig kendt i offentligheden til at generere verifikationsspørgeskemaet.

Lige nu er der ikke en direkte løsning på dette problem. For at levere en kompatibel e-signatur eksternt skal du muligvis følge disse trin:

  1. Udskriv de nødvendige formularer.
  2. Underskriv de trykte formularer i hånden.
  3. Scan de underskrevne formularer tilbage i systemet.

Denne proces giver dig mulighed for at give din underskrift, mens du overholder de nødvendige overholdelsesstandarder, på trods af SSN-verificeringsfejlen.

E-signatur med kvalificerede og avancerede elektroniske signaturer (QES/AdES)

Kvalificeret elektronisk signatur (QES) sikrer overholdelse af de højeste standarder for elektroniske signaturer og opfylder de krav, der er fastsat af europæiske reguleringsorganer (eIDAS). QES har samme juridiske værdi og virkning som en håndskrevet underskrift.

Avanceret elektronisk signatur (AdES) fungerer på samme måde som QES og følger den samme proces i din kundeportal. Men i modsætning til QES bruger AdES ikke et kvalificeret certifikat til at verificere underskriverens identitet. Som følge heraf anses AdES generelt for at være mindre juridisk bindende end QES.

Hvis dit firma har aktiveret QES/AdES, vil du få besked om, at dokumentet kræver en QES/AdES , og du skal bekræfte din identitet, før du underskriver.

Når du klikker på knappen Signer dokument:

  1. Vælg dit land i rullemenuen.
  2. Vælg en godkendelsesudbyder, og følg godkendelsesprocessen.

Afhængigt af den valgte udbyder kan du blive bedt om at bruge dit personlige identifikationsnummer, udbyderens hjemmeside eller app.

Hvis du vil vide mere om autentificeringsprocessen for den valgte udbyder, skal du klikke på linket nederst på siden Vælg dit land og autentificeringsappen .

Når dokumentet er underskrevet, vil du se underskriftsstemplet nederst på det:

Dokumentet afventer e-signatur, men der er ingen signaturfelter

Hvis et dokument skal underskrives, men der ikke er nogen felter til e-signatur, behøver du enten ikke at underskrive det, eller også skal du få adgang til den samme konto fra en anden tilknyttet e-mailadresse (flere oplysninger findes her). 

Nogle gange har en revisor brug for underskrifter fra begge kontobrugere (f.eks. ægtefæller) eller kun én. Hvis der blev anmodet om en underskrift fra den anden bruger, og de ikke har underskrevet endnu, vil du ikke se nogen e-signaturfelter på din side. Dokumentet vil forblive i Pending E-Signature status , indtil den anden bruger har underskrevet.

Hvis du og din ægtefælle bruger den samme computer til at tilgå TaxDome og gemme jeres loginoplysninger, er det vigtigt at håndtere dokumentsignaturer korrekt for at undgå forvirring. Normalt tilføjer firmaer et signaturfelt til hver person og sender dokumenter i overensstemmelse hermed. Men nogle gange, hvis en af jer logger ind med den andens gemte login, underskriver dokumentet og gemmer det, kan den anden person måske ikke se signaturfeltet, når de logger ind, og det kan være forvirrende. For at løse dette problem skal du logge ind på den rigtige konto og underskrive det manglende signaturfelt. Det vil hjælpe med at holde tingene organiseret og overskueligt for jer begge.

Svarede dette på dit spørgsmål? Tak for feedback Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.